La recherche de clients est une des missions inscrites à l’agenda de toute secrétaire freelance. Si la prospection occupe un temps important, elle ne constitue pourtant qu’une des étapes avant la signature éventuelle d’un contrat. En effet, il faut non seulement rencontrer le client, mais aussi le convaincre de faire appel aux services d’une prestataire externe. C’est là que l’application d’une technique de marketing, comme le QQOQCP peut s’avérer payante.
Secrétaire indépendante, le QQOQCCP, c’est quoi ?
Cet acronyme bizarre reprend les initiales des questions que vous devrez poser à votre prospect lors de votre première rencontre (ou avant chaque nouvelle mission en tant que secrétaire à domicile, secrétaire freelance) : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.
Le but de ces interrogations est de déterminer de manière plus précise les besoins d’un client potentiel, afin de lui fournir le service qu’il attend. Il est le point de départ d’une relation constructive. Sachez qu’un client qui se sent compris aura toujours plus envie de faire appel à vos services.
Mais il ne suffit évidemment pas de se limiter à ces mots pour que la conversation soit efficace.
Télésecrétaire, apprenez à poser les bonnes questions !
Le principe de la méthode QQOQCP, c’est de pouvoir s’adapter à chaque situation. Vous prouverez que vous êtes une secrétaire indépendante à l’écoute de votre client en évitant les formulations trop standardisées.
Néanmoins, voici quelques pistes qui pourront vous guider :
- Qui : qui sera votre responsable, à qui devrez-vous rendre des comptes, qui seront vos différents interlocuteurs…
- Quoi : quelles seront vos tâches, qu’est-ce qui est attendu de vous…
- Où : devrez-vous vous déplacer ou pourrez effectuer tout votre travail de secrétariat à domicile…
- Quand : à quel moment commencerez-vous votre mission, quelles sont les urgences à gérer…
- Comment : quels sont les outils à votre disposition, quelles sont les pratiques spécifiques à l’entreprise…
- Combien : quel est le volume horaire qui vous sera demandé, quel sera le montant de votre prestation, combien de dossiers aurez-vous à traiter...
- Pourquoi : quelles sont leurs attentes pour faire appel à une secrétaire freelance…
Vous n’avez là que quelques-unes des questions les plus basiques, que vous pourrez étoffer par la suite en fonction de vos expériences ou de vos propres attentes.
Pourquoi utiliser le QQOQCP dans le cadre de votre prospection ?
Le fait de poser ces questions vous place en position de professionnelle. Vous vous positionnez en tant que secrétaire à distance capable de gérer les détails pratiques, mais aussi d’anticiper les tâches comme les éventuels soucis. Autant d’aspects qui ne pourront que rassurer un éventuel client.
N’hésitez d’ailleurs pas à prendre des notes lors de votre entretien, qu’il soit effectué à distance ou en face à face. Non seulement vous pourrez vous y référer par la suite (par exemple pour établir votre contrat) mais elles seront un gage de votre attention à la situation particulière de votre contact.
Le cas échéant, sachez rebondir sur les réponses qui vous seront apportées, afin d’aller plus loin dans l’échange. Le but n’est pas de creuser inutilement toutes les éventualités, mais bien de connaître au mieux votre client… et donc de lui proposer un service d’assistante administrative qui corresponde précisément à ses besoins.