L’un des avantages de travailler avec une secrétaire indépendante, c’est de pouvoir choisir le mode de fonctionnement qui vous convient le mieux. Vous pouvez l’accueillir dans vos bureaux quelques heures par semaines ou par mois, ou lui confier toutes vos tâches à distance. Voici les avantages et les inconvénients de chaque type de prestation. 

Vous avez besoin d’une secrétaire dans vos locaux, mais uniquement ponctuellement. Que ce soit pour répondre à des appels, ou pour classer des dossiers, vous n’avez pas la nécessité d’employer une assistante à temps complet. C’est exactement dans ce genre de situations que vous pouvez faire appel à une secrétaire indépendante.

Son déplacement sur site présente de nombreux avantages :

·        les échanges sont plus aisés grâce à la proximité ;

·        vos dossiers et vos documents restent toujours dans vos bureaux, ce qui facilite leur rangement et leur archivage ;

·        vous pouvez faire varier les tâches demandées en fonction de vos nécessités précises lors de sa présence.

Il faut néanmoins penser à certaines contraintes techniques :

·        la secrétaire freelance aura besoin d’un espace où s’installer, même pour quelques heures, et même s’il s’agit juste d’une table avec un branchement électrique ;

·        dans certains cas, vous devrez lui fournir le matériel informatique (ordinateur, imprimante…) nécessaire pour l’accomplissement de ses tâches ;

·        il faudra tenir un planning précis de ses heures de présence (en nombre limité, pour ne pas risquer que votre collaboration soit redéfinie en salariat déguisé) ;

·        vous ne pourrez travailler qu’avec une professionnelle installée dans votre bassin géographique.

Le télétravail se développe de plus en plus et les secrétaires qui vous proposent cette option sont chaque jour un peu plus nombreuses. Comme pour la secrétaire indépendante sur site, elle ne pourra intervenir que pour un nombre d’heures limitées et fixées à l’avance. Son fonctionnement, depuis son propre domicile ou son espace de travail, est cependant un peu différent.

Du côté des avantages :

·        vous n’avez pas besoin de disposer d’un espace pour elle ;

·        les protocoles informatiques actuels permettent de tout dématérialiser et l’ensemble des tâches attendues d’une secrétaire peuvent être effectuées à distance ;

·        vous ne réglez qu’en fonction des prestations réalisées ;

·        vous pouvez choisir votre secrétaire à domicile sur l’ensemble du territoire français ;

·        la disponibilité, en termes de plage horaire, peut être plus étendue.

En ce qui concerne les inconvénients :

·        si vous utilisez un logiciel qui vous est propre, vous devrez être en mesure d’en fournir une copie à votre secrétaire en télétravail ;

·        l’archivage ou le tri du courrier resteront à votre charge.

Votre choix final peut aussi simplement se baser sur vos préférences en termes de relation humaine ou d’organisation du travail. Si vous êtes souvent en déplacement, vous n’avez peut-être pas besoin de personnel supplémentaire à demeure, par exemple.

Dans tous les cas, sur site ou à distance, une secrétaire indépendante représente toujours un gain de temps et d’énergie. 

Article rédigé et publié en novembre 2017.