En tant que secrétaire freelance, vous avez peut-être déjà eu à affronter des impayés. Ces factures qui restent en attente impactent négativement votre trésorerie. Il n’y a rien de pire que d’avoir consacré de nombreuses heures à un travail et de ne pas recevoir la rémunération attendue.
Rassurez-vous, ce n’est pas une fatalité. En suivant les conseils ci-dessous, vous éviterez la plupart des factures en souffrance.
1. Soyez organisée dans la gestion de vos factures
C’est peut-être évident pour vous, mais si vous ne savez pas vous-même où vous en êtes de vos factures, vous ne pouvez pas attendre de vos clients qu’ils soient plus efficaces dans ce domaine.
Ayez toujours à portée de main un tableau de bord qui vous indique d’un seul coup d’œil quelle facture arrive à échéance, laquelle doit être envoyée, celle qui est en retard… Vous pourrez ainsi gérer vos éventuelles relances de factures impayées avec beaucoup plus d’efficacité. Il n’y a rien de pire que de laisser dormir une facture trop longtemps !
2. Faites signer vos devis de secrétaire à distance
Quand vous effectuez vos premières missions avec un nouveau client, vous êtes tous les deux en train de découvrir la manière de travailler ensemble.
Un devis signé ou, a minima, un mail d’acceptation, constitue une trace écrite que la commande a bien été passée. C’est un engagement pour votre client, qui aura plus de mal à réfuter sa demande par la suite. Par ailleurs, ce devis lui permet de prévoir de son côté la trésorerie nécessaire au règlement de votre facture.
3. Demandez un acompte
Ce point est essentiel pour les missions les plus importantes, celles qui génèrent la plus grosse part de votre chiffre d’affaires en tant que secrétaire à distance. S’il est désagréable de voir une petite facture impayée, cela peut mettre la pérennité de votre activité en porte-à-faux pour des factures plus conséquentes.
Proposez éventuellement des échelonnements de paiement, mais ne vous lancez jamais dans un travail de plusieurs jours sans vous être assurée que vous en serez payée, au moins en partie.
4. Indiquez vos pénalités de retard sur vos factures
Même si vous ne les ferez peut-être pas toujours appliquer, il est plus que conseillé d’indiquer sur vos factures le montant des pénalités de retard. Cette mention signale à vos interlocuteurs que vous suivez votre comptabilité. Par ailleurs, si vraiment la facture tarde, rappeler que la pénalité sera appliquée prochainement a souvent tendance à débloquer les fonds de vos clients.
D’ailleurs, depuis le 1er janvier 2013, et la Loi du 22 mars 2012 dite de simplification du droit, tout débiteur doit payer une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros en cas de retard de paiement.
Le taux de pénalité de retard, quant à lui, est en règle générale compris entre 12 et 15 % par an (à diviser par le nombre de mois de retard, soit 1 % par mois pour un taux de 12%).
5. Secrétaire à distance, relancez et refusez
Même si votre client est très sympathique, vous ne pouvez vous permettre de continuer à travailler pour lui en tant que secrétaire indépendante s’il ne règle pas ses factures avec vous. Soyez donc ferme, et refusez de continuer vos prestations tant que la (ou les) facture(s) en attente ne sont pas régularisée(s).
De même, n’hésitez pas à relancer. Un oubli est toujours possible. Faites-le de manière courtoise, par mail ou par téléphone, une première fois, dans les 15 jours qui suivent l’échéance de votre facture. Dans la plupart des cas, cela suffit à débloquer la situation.