Grâce à la technologie, le métier de secrétaire évolue
Le métier de secrétaire est très vite devenu essentiel quand des entreprises ont commencé à se créer. Il devenait indispensable de déléguer toutes les tâches administratives à une personne spécialement formée pour s’en occuper. Loin d’être figé, ce métier a évolué au fil du temps. Et les nouvelles technologies actuelles ont donné naissance à une nouvelle génération de secrétaires, freelances et fières de l’être.
L’informatique, la boîte à outils de la secrétaire à distance
Il est bien loin le temps où les fichiers étaient intégralement en papier, avec des cartons et des cartons d’archives qui s’accumulaient et des notes rédigées en pattes de mouche. L’informatique a permis que toutes les données soient enregistrées dans un disque dur.
Tout s’effectue depuis l’ordinateur : la comptabilité, la facturation, la gestion du fichier client, le courrier, le planning… Il existe des logiciels pour toutes les actions qui s’effectuaient avant grâce à du papier et des crayons. Et ces mêmes ordinateurs, d’abord lourds et intransportables, ont eux aussi changé. La secrétaire externalisée pouvait naître.
Un ordinateur mobile ou la dématérialisation des données ?
Une télésecrétaire, par définition, travaille à distance. Et si les ordinateurs ont révolutionné ce métier, il leur manquait encore un soupçon de flexibilité pour que toutes les tâches puissent réellement être externalisées. Les réseaux informatiques attendaient de se mettre à l’œuvre…
Aujourd’hui, grâce aux systèmes de type cloud, qui peuvent exister juste dans le cadre de fichiers partagés entre certaines personnes prédéfinies, il est possible de travailler à distance comme si vous étiez dans les locaux d’une société. Une secrétaire à domicile peut avoir accès à tous les fichiers utiles, rentrer les informations dont vous avez besoin… et il ne sera même pas nécessaire d’attendre pour consulter son travail : tout est visible et directement enregistré dans ces dossiers partagés. En temps réel. Vous pourrez même signer les courriers à distance, grâce à une signature électronique !
Votre secrétaire au téléphone comme au bureau
De nombreux outils existent également pour faciliter les échanges et la communication entre deux bureaux, quel que soit leur éloignement géographique. Vous pourrez discuter avec votre secrétaire à distance comme si elle était à quelques mètres de vous, voir son visage en visioconférence, lui demander de prendre des notes lors d’une réunion. Et même de répondre au téléphone pour vous. Il n’y a plus aucune limite dans ce que vous pouvez demander. Et cela uniquement grâce aux avancées de la technologie.
Les technologies n’ont pas fini de nous surprendre. On a déjà vu des médecins opérer à distance, dans un pays différent de celui où ils vivent, à l’aide de robots téléguidés. Si eux peuvent le faire, demandez-vous ce que peut réaliser pour vous une secrétaire externalisée !
Article rédigé et publié en avril 2018.
