Vous avez toujours pensé que le métier de secrétaire était réservé aux bureaux ? Détrompez-vous ! Dans le secteur du bâtiment, la secrétaire du bâtiment joue un rôle clé, bien souvent méconnu. Elle assure la liaison entre le terrain et le bureau. Elle est un véritable chef d'orchestre dans l'ombre. Mais quelles sont les compétences spécifiques qui font d’elle un atout indispensable dans une entreprise du BTP (tout secteur confondu) ?
Les compétences techniques : la base du métier
- La maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint... Ces outils sont les alliés du quotidien pour la rédaction de rapports, des PPSPS, la constitution des DOE, la gestion des plannings et la création de présentations.
- La connaissance des logiciels spécifiques : De nombreux logiciels sont utilisés dans le bâtiment (logiciels de gestion de projet, d’édition des situations d’avancements de chantier, de dessin assisté par ordinateur, etc.). Une bonne maîtrise de ces outils est un plus indéniable.
- La terminologie du bâtiment : La secrétaire du bâtiment doit comprendre le jargon technique pour pouvoir communiquer efficacement avec les différents acteurs du chantier : architectes, ingénieurs, ouvriers, chefs d’équipes, gérant, sous-traitants, etc.
Les compétences relationnelles : la fondation de l'équipe
- Le sens de la communication : La secrétaire est souvent la première interlocutrice des clients, des fournisseurs et des collaborateurs. Une bonne communication écrite et orale est donc indispensable.
- L’organisation et la rigueur : La secrétaire doit également être capable de gérer plusieurs tâches administratives en même temps, de respecter les délais et de s'adapter aux imprévus.
- Le sens du service : La secrétaire est au service de l'équipe et de l'entreprise. Elle doit faire preuve d'initiative et avoir une bonne qualité relationnelle.
Les compétences spécifiques au secteur du bâtiment
- La gestion administrative des chantiers : Suivi des contrats, établissement des factures, gestion des stocks, suivi des retenues de garanties et des PV de réception, etc. La secrétaire du bâtiment est impliquée dans toutes les étapes administratives d'un chantier.
- La connaissance de la réglementation : Le secteur du bâtiment est soumis à de nombreuses réglementations. La secrétaire doit être en mesure de s'y retrouver et de s'assurer que l'entreprise respecte les normes en vigueur. Comme par exemple, les différents taux de TVA à appliquer selon le type de client, le type de travaux.
- L’adaptabilité : Le secteur du bâtiment est en constante évolution. La secrétaire doit être prête à se former aux nouvelles technologies et aux nouvelles méthodes de travail afin d’améliorer ses compétences et d’optimiser son temps de travail.
En résumé, la secrétaire du bâtiment est un véritable bras droit ! Elle allie des compétences techniques, relationnelles et spécifiques au secteur. Elle est un élément indispensable pour le bon fonctionnement d'une entreprise du BTP.
Et vous, avez-vous déjà travaillé avec un secrétaire du bâtiment ? Quelles sont, selon vous, les qualités les plus importantes pour exercer ce métier ?
Mots-clés : secrétaire du bâtiment, secrétaire du BTP, compétences assistante technique